Офисные истории. Мини АТС.

Автор: Иван Вашкевич (ООО «Электронсистем»)


Жизнь – сложная штука!

Кто-то с этим согласится, кто-то нет. В жизни многие вещи сложны настолько, насколько мы себе их усложняем. Уверен, у каждого человека в жизни был момент, когда поняв, как решается простая задачка, все сложные задачи становились вдруг совсем не сложными. Конечно, кому-то приходилось доходить до всего самому, а кому-то просто повезло с Учителем. Я пишу Учителем с большой буквы, подразумевая, что на разных этапах жизни встречаются разные Учителя. Это может быть мама или папа, школьный учитель, преподаватель в институте или просто знакомый человек, который умеет доходчиво объяснять. Я не возлагаю на себя лавры великого учителя, но считаю, что вещи, в которых я разбираюсь, могу сделать простыми для понимания. Можно еще долго философствовать на данную тему, но не о том я собирался написать.
Тема, затрагиваемая в данной статье, адресована руководителям и начинающим специалистам в области телефонной связи.
– Не интересно! – скажут многие.
Обещаю! Скучно не будет :)

Итак.
Есть 3 (три) вопроса, которые необходимы для понимания.

1.    Что такое Мини АТС?
2.    Зачем нужна Мини АТС?
3.    Какая польза от Мини АТС?

Начнем с первого!

Конец 80-х прошлого века, 1980-е я имею в виду, (какой же я не молодой уже…). Моя устроился в компанию, которая продавала компьютеры. В то время компьютерный бизнес процветал. Не было всезнаек, которые могли собирать компьютеры на коленках сидя в ванной. Компания толстела на глазах. Деньги лились рекой (жаль не в мой карман). И персонала становилось все больше, человек 20 точно было. У каждого менеджера, а было нас 5 человек, на столе стоял персональный телефон. Так же был телефон у директора, по несколько номеров у бухгалтеров, у коммерческого директора, в комнате сборщиков два телефона и один телефон на складе. И это были все телефоны городские. Т.е. каждый имел свой персональный номер. И на моей визитке были указаны все номера телефонов, а мой персональный был выделен красным цветом, или синим, нее, красным, точно Вам говорю! Ах да! Еще был ФАКС, совсем забыл. Нет, все-таки было выделено синим цветом. Или просто жирным? Ай, не важно! Итак, сколько телефонов я насчитал? Тринадцать кажется. Сегодня такое количество телефонов может быть разве что в фирме с численностью персонала около 40 – 50 человек. Но как я уже говорил, деньги проплывали мимо меня в карманы хозяев фирмы, и, так как их плыло очень много, никто не задумывался о сокращении расходов и уж точно не собирался экономить на телефонной связи.

Рабочий день в офисе начинался спокойно и размеренно. Начинался он в 9:00. В 9:15 в офисе были только мыши, желающие выпить чашечку кофе и чего-нибудь перекусить. Обычно кофе им не доставался, а вот перекусывали они кабель от клавиатуры или от настольных колонок, да иногда зарились на кусок сыра в мышеловке, который им вежливо готовили с вечера сотрудники офиса. Когда мыши завершали утренний обряд и расползались по норкам, начинали собираться сотрудники офиса. Первый телефонный звонок раздавался в 8:45 – 8:50 и, как вы понимаете, уходил в небытие. За ним следовали еще звонки, еще, еще и еще, и наверное звонка с 20-го, а это было в 9:30 – 9:50, звонивших удовлетворяли сниманием трубки. А ведь звонившие были именно Государственные предприятия, которые работали с 8:00 и с опозданиями у них было строго!  Сколько денег из потока проплывавшего мимо меня, проплыло мимо хозяев компании, уже никто никогда не узнает.

Однако ушел от темы. Так вот начинались звонки. Они были от клиентов компании, от новых клиентов, нашедших нас по газетам, от старых клиентов, желающих общаться с сервисом, от знакомых сотрудников, от партнеров, от кого угодно. Звонили и наши сотрудники. Звонили куда угодно. Звонили клиентам, старым клиентам, поставщикам, своим знакомым. Отправлялись и принимались факсы. Иногда складывалось впечатление, что звонят все и заняты все телефоны. Точно помню, что клиенты были вечно не довольны. «Вам не дозвониться» – говорили они –  «факс не отправить!» И это было понятно.

Практически в любом бизнесе клиенты работают не с компанией, а с конкретным человеком. Будь то менеджер, директор, или сборщик. Если звонивший попадал на такого человека, с которым находил общий язык – он обязательно становился клиентом компании, но желал иметь дело именно с тем, кто ему понравился. Ну и конечно, попросив телефон сотрудника, с которым общался, получал персональный номер (а он был, как я и говорил, городской – шестизначный) этого сотрудника. И теперь представим ситуацию, когда одному менеджеру пытались одновременно дозвониться сразу двое или трое клиентов. Удовлетворенным оставался, конечно, один. Кому повезло больше. Сколько не удовлетворенных старых или новых клиентов больше никогда не позвонили – этого никто никогда не узнает (я кажется повторяюсь).

Конечно клиенты, имевшие на руках наши визитки или знавшие (помнившие) наизусть два (а может даже и три – ну это совсем умные) телефона компании, имели значительно больший шанс дозвониться. Но и тут они зачастую не удовлетворялись. Выглядело это примерно так:

– Оксана тебе звонят! Что сказать? – кричала из соседней комнаты секретарь.
– Скажите, чтобы перезвонили, или сказали, кому перезвонить, – отвечала Оксана
– Говорят, что уже зад…лись звонить, – сообщала секретарь
– Тише вы, раскудахтались, – раздавалось из комнаты разработчиков, – Итак ничего не слышно по телефону, еще и вы орете!
– Ой, вам никогда ничего не слышно! Спирт вам на что выдают? Чистите ушные динамики, – парировала секретарь
– Я вот сейчас закончу, – кричал кто-то из разработчиков, – и вы меня полечите!

В общем, атмосфера накалялась.

Понятно, что клиента отправляли перезвонить позже. Кто-то перезванивал. Кому-то, давали персональный номер другого менеджера, и человек перезванивал по другому номеру. Кто-то не перезванивал никогда. И тут опять. Сколько денег проплыло мимо... Ну вы в курсе.

А бывало и так, что приносили счета за телефоны и директор, красный как огнетушитель, вылетал с глазами, а может и без глаз – не помню точно. Но точно помню, что он именно вылетал. Или нет! В нашем случае он влетал в нашу комнату и как вампир впивался своими глазами в кого-нибудь из менеджеров. Точнее в меня. Точно! Он был с глазами, потому что без глаз он бы в меня не впился. Он тряс расчепяткой телефонных разговоров над своей головой и пытался тыкнуть в меня пальцем. Но я всегда любил фильм «Три Мушкетера» - там очень красивая песня в конце фильма. Гениальный и очень добрый фильм. Стоп! Про это в другой статье. Так вот я помнил все мушкетерские приемчики и с легкостью уходил от его колющих ударов. А кололся он в меня по простой причине. Я наговорил по междугородке (с Москвой или с Хельсинки, я уже не помню точно с кем конкретно). И даже не помню, сколько цифр было в сумме счета за телефонные разговоры. И не помню не потому, что не успевал рассмотреть в мелькающем перед моими глазами листе-распечатке цифры. А просто потому, что когда их увидел – четко решил для себя забыть эту сумму навсегда и никогда не вспоминать. Просто выкинуть ее из головы. И как показали годы – у меня это получилось.

Наконец директору надоело сражаться с нами и слышать перекрикивания в офисе, и он стал искать пути решения проблемы. Путей было несколько – уволить самых крикливых, запретить пользоваться телефонами, найти техническое решение проблемы. После недолгого изучения проблемы руководство пришло к выводу, что проблемы то и не существовало. Уже тогда умные головы иностранных производителей решили все эти проблемы и название этих решений – Мини АТС!

Что такое Мини АТС? Вот первый вопрос, который задал нашим техникам шеф.

– Это решение наших проблем, – ответили они.
– У меня есть несколько вопросов, – не останавливался директор.
– Во-первых, как сделать так, чтобы ни один звонок клиента не пропал? Во-вторых, как прекратить неконтролируемые международные и междугородние звонки? В-третьих, как сделать, чтобы не было крика в офисе? В-четвертых, как отсеять от меня ненужные звонки? И главное! Надо ли нам столько городских телефонов?
– В общем, объясните мне, зачем нам нужна эта ваша Мини АТС? – сказал шеф и уселся поудобнее в кресле.

И сделал он это правильно, так как рассказ был долгий и подробный. Я мог бы передать разговор как можно подробнее, но то был разговор технически грамотных людей. Я же ставлю целью как можно понятнее объяснить возможности Мини АТС. В качестве примера я рассмотрю возможности Мини АТС торговой марки «Максиком». Забегая вперед, скажу, что мы столкнулись впервые с этими Мини АТС в 2003 году, когда встал вопрос выхода на рынок телефонии с новым перспективным оборудованием. Ту цену и сервисные возможности, которые предлагала компания из Санкт-Петербурга, не предлагал и не предлагает до сих пор никто.

Все вопросы заданные директором были по теме, но это были далеко не все вопросы, которые возможно было решить при помощи Мини АТС.

Для лучшего понимания сути Мини АТС предлагаю взглянуть на рисунок 1. На нем схематически представлена организация работы в офисе без телефонной станции.



Что же изображено на рисунке 1?

В левой части рисунка находятся городские линии. Каждая линия имеет свой номер. Для наглядности мы дали каждой линии конкретный номер телефона. Все номера существующие и чтобы избежать случайных совпадений, указаны номера офиса нашей компании (ООО «Электронсистем»). Так как городских телефонов может быть достаточно много, я представляю один из номеров в качестве формата цифр. Та же ситуация и с офисными телефонами. Количество сотрудников офиса может быть абсолютно любым. Все зависит от размеров компании. Об этом и свидетельствует литера Х на факсе (телефоне).

Как видно на рисунке, каждый офисный телефон (факс) подключается непосредственно к конкретной городской линии. Для наглядности телефоны обозначены цифрой. Итак, при звонке на городской номер (017) 210-24-04 звонящий попадет на телефон №1, при звонке на номер (017) 286-13-82 на телефон №2 и так далее...

На рисунке 2, я развел для наглядности все телефонные линии по комнатам офиса. Для того, чтобы продолжить разъяснение сути офисной телефонной связи.

Легко понять, что при необходимости менеджеры могут разговаривать друг с другом абсолютно спокойно. Но как только возникает необходимость одному из менеджеров, например №2 обсудить какой либо вопрос с директором, менеджер набирает городской телефон (017) 210-24-04 (пунктирная линия). Таким образом, оба городских номера 210-24-04 и 286-13-82 становятся заняты. Ни один клиент не сможет дозвониться вам по этим номерам.

В общем случае данная система связи на любом предприятии абсолютно не эффективная и в высшей степени затратная.
Все становится во много раз лучше, когда приходит ОНА. Мини АТС. Автоматическая телефонная станция в миниатюре.

На рисунке 3 схематически показана та же связь, но с использованием Мини АТС.



Это называется – почувствуйте разницу. Ничего не заметили? Конечно! Это сложно не заметить. При оставшемся количестве городских линий – офисных телефонов стало больше. Сразу сделаю оговорку:

МИНИ АТС НЕ УВЕЛИЧИВАЕТ КОЛИЧЕСТВО ГОРОДСКИХ НОМЕРОВ!!!

Мини АТС – это по сути коробка, которая ставится в промежутке между городскими (внешними) телефонными линиями и офисными (внутренними) телефонными линиями. В этой коробке несколько маленьких китайцев, японцев или Санкт-Петербуржцев (зависит от фирмы производителя) по вашему желанию соединяют вас с той или иной внешней или внутренней линией. Ну, положим с Санкт-Петербуржцами понятно, они еще в октябре 1917 заняли все АТС в городе. Это у них в крови. А вот с японцами и китайцами вопрос до сих пор открыт. Ёптть. Отвлекся. Возвращаюсь…
Пожалуй, стоит выделить несколько основных задач, которые решает Мини АТС:
 
•    Мини АТС делает все внутренние телефоны связанными между собой
•    Мини АТС позволяет всем служащим компании использовать для связи ЛЮБУЮ телефонную линию принадлежащую компании...

... Вот тут мои мысли пошли в разнос. Я долго не мог определиться. Стоит ли мне переписывать все известные функции присущие Мини АТС Максиком, и обречь читателей на быструю потерю интереса к статье. Или продолжить повествование в легкой форме офисной истории. Я решил рискнуть и попробовать объяснить все на примере.

Начало 90-х принесло в Беларусь не только разные деньги, каждодневную инфляцию, но и прогресс западных технологий. Могу ошибаться в датах, но было это в окрестностях 1991 года. После долгих объяснений наших техников директору, последний проникся идеей уменьшения затрат и прекращением потери клиентов и решил приобрести Мини АТС. Выбор пал на АТС размером 6 х 16. Это значило, что наши городские линии уменьшались в количестве до 6, а внутренних телефонов в офисе становилось 16 штук. Конечно, я с радостью отнесся к такой новости, потому как технику я люблю. И появление новой игрушки в офисе означало интересное времяпрепровождение как минимум на неделю. Предстояло разобраться и понять, что за очередная диковина прогресса появилась в нашем офисе. К сожалению, радость моя была преждевременной, но об этом я узнал значительно позже.

Будь то новый монитор, новая видеокарта или новый процессор – весь офис сбегался посмотреть на диковинку. За несколько лет продаж компьютеров новизна ушла и все, что стало работой, перестало отрывать людей от чашки кофе или игры в марьяж. Но в тот день даже мыши не смогли проделать свой обычный утренний обряд. В 8:15, установив рекорд по продолжительности сна в компании, наш инженер был на работе!!! Такой прыти от него не ожидал никто… кроме меня. Он был сильно раздосадован, увидев меня на своем рабочем месте.

– Ты что не уходил? – с видом человека, проигравшего только что как минимум машину, спросил он.
– Уходил, с трудно скрываемой улыбкой ответил я.
– Ну и нахе... я вставал в такую рань? – пробормотал себе под нос, закрывая дверь техотдела, главный инженер.
Затем потянулся народ. В 9:00, когда пришел директор, в офисе было полно людей. Точнее – были ВСЕ! Директор в недоумении, молча, обошел все комнаты. В конце своего пешего похода он зашел к нам.
– Я конечно понимаю, что Мини АТС полезная штука! Но если бы я знал, что она собирает по пути на работу людей и доставляет их в офис к началу рабочего дня, первое, с чего бы я начал бизнес – купил бы Мини АТС! – сказал босс, светясь от радости.
– А если бы она еще кофе варила и сама клиентов обзванивала, то вы бы и без нас обошлись! – весело пошутил я. И тут же осекся. Лицо у босса стало ехидно-красное.
– Я над этим подумаю, – прищурившись и злобно улыбаясь, сказал он. Видимо припомнил мне мои «междугородние» звонки.
Не знал он бедняга, что как и тунгусский метеорит, так и сбор персонала вовремя в офисе случаются раз в 100 000 лет.
И, тем не менее, праздничная атмосфера захватила наш офис и не отпускала его до конца дня.
Наконец, ближе к обеду приехал водитель и внес в офис коробку светло-коричневого цвета. Коробку поставили в нашей комнате, и весь народ притянулся на нее смотреть. Размеры коробки меня сразу смутили. Она была значительно меньше, чем я себе представлял. Я неоднократно был на городских АТС и хотя приставка «мини» говорила о размерах устройства, я никак не мог поверить, что для того, чтобы ее установить, нет необходимости освобождать нашу кладовку, в которой стоял холодильник и полки с разными печеньями и вареньями. Оказалось, что АТС настолько Мини, что она была не больше компьютерного корпуса, а по толщине еще и в 2 раза меньше.
Это было первым фактом поразившим меня. Мини АТС – действительно «Мини»!...

 Не стану углубляться в сложности процесса установки и настройки Мини АТС. Скажу лишь одно. Мне, человеку, впервые увидевшему Мини АТС, понадобилось около 3 часов внимательного прочтения инструкции для того, чтобы узнать, КАК ЭТО РАБОТАЕТ.
Я конечно не мог пропустить шанса поучаствовать в установке Мини АТС. Процесс оказался настолько простым, что даже скучным. Мы нашли место, куда в наш офис приходили все городские линии. По-научному это называлось распределительной коробкой. Мы просто протянули 6 пар кабелей от этой коробки в комнату, где была повешена (в хорошем смысле слова) на стену Мини АТС. Затем мы протянули 16 кабелей от мест сотрудников, которым полагался телефон, в ту же комнату с висящей Мини АТС. (Здесь прошу не путать. В контексте данного предложения – «висящей» вовсе не обозначает «заглючившей» и поэтому «повисшей».)

Таким образом, мы затянули в кладовку 6 + 16 = 22… да, именно 22 пары кабелей. Нет, уважаемый читатель! Не подумайте плохого! Речь идет не о собаках… ну, чтобы было понятнее. Мы затянули, проложили по стенам двадцать две пары телефонных проводов. На концах этих кабелей мы повесили штекеры. И воткнули их в Мини АТС. На обратных концах 16-ти кабелей мы установили розетки. От розеток подключили телефонные аппараты и поставили их на столы сотрудников. К одной из этих розеток мы подключили факс.
Теперь схема телефонной связи в нашем офисе выглядела примерно так, как показано на рисунке 4.



Ну что? Видите что особенного в данном расположении? Конечно! Именно! Директору повезло больше всех – он один в комнате, а менеджеров – Х! Вот еще одна мысль, которая натолкнула меня на решение непременно стать директором. Отдельный кабинет однако!

Но мы ушли от темы. Конечно, главное, что стало сразу видно даже человеку технически неподкованному – это то, что теперь всем сотрудникам офиса стали доступны все телефонные городские линии, входящие в Мини АТС. В свою очередь и сотрудники нашего офиса стали значительно более легкодоступными.
День и наше терпение подходили к концу. Радостная атмосфера в офисе незаметно начинала доставать нас раздающимися ежеминутно вопросами.

– А как мне звонить теперь в город? – спрашивала секретарь.
– А кто будет снимать трубку? Мы договоримся сразу или составим график? – не унималась она, – Мальчики, а как я буду узнавать, кто мне звонит?
– Не звонит, а звонит надо говорить, – отвечал я
– Не умничай, – парировала секретарь и продолжала свой допрос с пристрастием.

Больше всего вопрос «А как…» донимал нашего главного инженера. Оказывается, его ранний подъем не был стремлением стать первым, последним и единственным такранопришедшим сотрудником на доске почета нашей компании. Человек мучился животом всю ночь. И отголоски не успевшей подействовать «Смекты» отдавались у него в ушах вопросом «А как…». День подошел к концу, и водруженная на стену новенькая Мини АТС красовалась торчащими из нее проводами, аккуратно стянутыми в пучок. Мы с гордостью воткнули вилку питания в розетку и нажали включатель. В Мини АТС что-то защелкало, заморгали лампочки, затем наступила тишина. С чувством самоудовлетворения… нет, скорее с чувством выполненного долга, мы закрыли крышку Мини АТС, затем дверь кладовки и сообщили всем, что теперь в нашем офисе окончательно и бесповоротно установлена Мини АТС. Нам аплодировали, поздравляли, все обнимались, целовались, прекрасные розы упали к её ногам, и … брр. Кажется я засыпаю. Всё на сегодня заканчиваю. Однако 4 утра...

На следующий день работа в офисе стала похожа на … ХАОС!!!!!!!!!!!

(Ха́ос — категория космогонии, первичное состояние Вселенной, бесформенная совокупность материи и пространства (в противоположность порядку).
В обыденном смысле хаос понимают как беспорядок, неразбериху, смешение. На самом деле такое понимание является неверным. Понятие возникло от названия в древнегреческой мифологии изначального состояния мира, некой «разверзшейся бездны» (а не беспорядочного состояния), из которой возникли первые божества. Лишь в раннехристианские времена этому слову стали приписывать значение беспорядка.)

Не то чтобы наступил беспорядок. Началась реальная бесформенная совокупность материи и пространства. Секретарь кричала как будто при родах. И если бы не знать возраста этой женщины, я бы непременно побежал за скорой. Менеджеры ржали как кони, а некоторые как лошади. Техотдел прибывал в панике. Разработчики вынесли-таки холодильник из кладовки, а по полу были расставлены банки с вареньем, коробки с печеньем, пачки бумаги и разный хлам из кладовой. Было 9:20 утра. Я опоздал всего на 20 минут, а складывалось ощущение, что я опоздал навсегда. Я протиснулся через сотрудников и обнаружил сидящего на полу кладовки и выражающегося нецензурнейше нашего самого спокойного техника. Днем раньше мы с ним вместе тягали по офису кабель от Мини АТС к распределительной коробке  и обратно. В руках он держал обрывки проводов, а из Мини АТС беспомощно свисали куски 22-х кабелей, которые мы с такой любовью таскали по офису. МЫШИ...

Как я и говорил, тунгусский метеорит быстрее упадет на землю, чем сотрудник нашего тогдашнего офиса придет вовремя на работу. Так случилось и в тот раз. Мыши спокойно закончили свой утренний обряд, явно получив несравненное ни с чем удовольствие, перекусив свеженький кабель. Увидев такую инсталляцию, я так же выразился словом начинавшимся на бля… И понял, что в жизни все к лучшему. Также стало понятно, что наша жизнь зебра, милицейская палка, пешеходный переход. Но отчаиваться по этому поводу мы долго не собирались. Пообщавшись с соседними офисами, мы пришли к выводу, что мышам надо закрыть вход в офис, и пустить весь кабель в пластиковых кабель-каналах на высоте 30 см от  пола. Благо на то есть свои стандарты.
Работа по восстановлению кабельной системы заняла у нас еще один день, за который мы снова умудрились потерять пару-тройку клиентов. Но это были последние потерянные клиенты.
На третий день ХАОС продолжился. Хотя приобрел явно ниспадающую направленность. Звонки раздавались по всему офису. Не было никакого порядка. К концу дня выяснилось несколько проблем. Во-первых, стало ясно, что трубку снимали все подряд. Точнее все, кто успевал схватить ее первым. В 90% случаев звонивший попадал не к тому человеку, к которому ему было надо. Особую активность проявили разработчики. Складывалось ощущение, что они поставили себе цель перехватить до нового года 99% всех входящих в офис звонков. Либо парни доводили до автоматизма умение пользоваться функцией перехвата входящего звонка. Так или иначе, разработчики были последними людьми в офисе, которым могли звонить. Для решения этих проблем шеф вызвал меня и главного инженера.

– Для чего мы купили Мини АТС? - спросил шеф, - Неужели нельзя сделать так, чтобы офис заработал спокойно?

Вопросы были справедливыми и впервые не вызывали во мне бурю негодования, которая обычно случалась от нападок директора. Много лет спустя, став директором собственной компании, я очень хорошо понял все заморочки своего тогдашнего директора. Но обо всем по порядку. Итак, нам предстояло решить проблему. Как исключить из соревнований за звание лучшего хватателя трубки телефона разработчиков? Как сделать так, чтобы звонки по наикратчайшему пути попадали к нужному человеку? Как сделать так, чтобы человек, даже выйдя покурить, оставался на связи. Схема, которую мы в конце концов разработали, была достаточно проста и при этом, как мы считали, эффективна.

Итак, мы провели анализ. У нас было 5 менеджеров, два бухгалтера, трое разработчиков, кладовщик, два сборщика, директор и его заместитель, секретарь. Итого 16 человек. Мы попросили сотрудников в течение недели записывать время и длительность входящих и исходящих звонков. Не дожидаясь, пока разработчики завоюют первое место, мы поставили для них запрет на возможность перехватывать любые звонки, а затем и вовсе оставили у них в комнате один телефонный аппарат, обязав их заниматься разработкой, за что им платились деньги.

Для начала мы настроили Мини АТС таким образом, чтобы все входящие звонки шли на секретаря, полагая, что она будет их распределять между сотрудниками. Мы быстро отказались от такой идеи, придя к первому выводу, который затем стал для меня правилом. Если у вас Мини АТС в которой больше 3-х входящих линий не стоит настраивать ее так, чтобы все звонки шли на секретаря. Благо Мини АТС позволяет вытворять с входящими звонками все, что вам вздумается. Именно поэтому мы стали экспериментировать. После недели опытов и сбора информации мы выяснили еще одну интересную особенность. Наши 6 городских линий были загружены в течение дня на 60-70%. Фактически никогда не было, чтобы все телефонные линии были заняты одновременно. Почти всегда 2 линии были свободны. Это означало, что мы теоретически могли отказаться еще от двух линий. Таким образом, у нас осталось бы 4 городские линии. В тоже время мы пришли к выводу, что хлеб нам приносят в первую очередь менеджеры. Никак не обойтись без телефона у секретаря. Сборщикам, кладовщику и разработчикам хватит по одному телефонному аппарату. Бухгалтерам также достался один телефонный аппарат. Ну и по телефону заму и шефу. Итого у нас получилось, что по офису надо расставить 12 телефонов. Плюс факс.

Раздельчик который стОит выделить. ЗВОНИМ ИЗ ОФИСА.

6 городских телефонов мы тоже поделили. В принципе поделили мы их условно. Мы стали давать в рекламу все 6 номеров. И любой человек мог позвонить на любой из номеров и его обязательно соединили бы с любым нужным ему сотрудником. Условное деление состояло в следующем. Всем менеджерам мы дали разрешение звонить с 3-х определенных номеров. Т.е. любой менеджер мог поднять трубку своего телефона, нажать цифру «9» и Мини АТС определив, какая из 3-х разрешенных для звонка линий свободна, подключала менеджера к этой линии. Дальше менеджер набирал городской номер и осуществлял звонок.

Остальные 3 номера были предоставлены сотрудникам офиса для совершения необходимых им звонков. Они точно так же как и менеджеры могли позвонить, набрав предварительно цифру «9».
Бывало такое, что три менеджера одновременно звонили куда-то. В такой ситуации два остальных менеджера не могли звонить. Но анализ, проведенный нами, показывал, что значительное число звонков составляют звонки клиентов, а не звонки менеджеров. Именно поэтому мы уделили входящей связи намного большее внимание.

Кстати тут нельзя не вспомнить мое первое разочарование относительно Мини АТС с точки зрения рядового сотрудника. Мне приказали установить запрет в Мини АТС на звонки по международной и междугородной связи. И разрешить их только при наборе четырехзначного кода. Такой код знали только определенные люди. И в маленьком списке этих посвященных конечно не было моей фамилии. На этом мои недорогие «междугородние» звонки прекрасной стройной белокурой девушке из Хельсинки были прекращены. Но в этом был определенный плюс. Мне пришлось больше «мув ё бади», чтобы позволить себе не отказываться от общения с такой прекрасной, а главное перспективной девушкой.

Еще один раздельчик, который стОит выделить. ЗВОНЯТ В ОФИС.

Что же за прелесть такая, эта Мини АТС! С каждой секундой знакомства с Мини АТС я все больше понимал глубину идеологии людей, придумавших её. А ведь это действительно просто и главное очень удобно. Теперь наши клиенты могли звонить по любому из 6-ти телефонов. Случаи, когда клиент не мог дозвониться кому-то в офис, практически прекратились. Мы настроили Мини АТС таким образом, что при звонке на любой из 3-х номеров, которые были выделены менеджерам, звонили 4 телефонных аппарата в отделе продаж. Кто-то из менеджеров снимал трубку и, выяснив потребности звонившего, переключал на необходимого сотрудника либо продолжал общаться с новым клиентом.

Все входящие звонки на остальные 3 номера раздавались у секретаря. Та в свою очередь переключала звонок на необходимого человека.

Как я уже упоминал, факс был подключен на внутренней линии нашей Мини АТС. Прием и отправка факсов в рабочее время не представляла сложностей. Оказалось, что и ночью никакой сложности с этим нет. Мы ставили факс в автоматический режим, а в Мини АТС прописали две временные таблицы. Одна из них называлась дневной, а вторая ночной. Принцип действия таблиц оказался очень простой. Дневная таблица действовала с 8:00 до 18:00, т.е. в рабочее время. А ночная с 18:00 до 8:00. В дневной таблице мы прописали, на какие внутренние телефоны должны идти входящий звонки с каждой конкретной внешней линии. В ночной таблице мы сделали все просто. Все звонки, поступающие в офис после 18:00, переключались на факс.

Какое-то время сотрудники привыкали к работе с Мини АТС. Многие забывали набирать цифру «9» перед тем, как позвонить в город. Кто-то забывал, как переключить входящий звонок на другого сотрудника. А однажды нам в офис позвонил американский партнер. И т.к. на английском разговаривала только одна девушка, а наш шеф понимал, но не говорил,  то она естественно стала вести разговор. Во время разговора возникали вопросы, на которые сидящий рядом шеф сначала отвечал, а затем наша мультиязычная сотрудница сообщала в трубку. Затем она переводила слова американца, и история снова повторялась. Я наблюдал за этим минут 15, а затем предложил шефу пойти в свой кабинет и снять трубку там.

- Это еще зачем? – в паузе, пока наша менеджер выслушивала заокеанского партнера, спросил шеф.
- За тем, чтобы вы сами слушали разговор. Да и вообще могли просто принять в нем участие – ответил я.
- Это как это, - изумился шеф, - я смогу их слышать?

Я был в недоумении. И этот человек организовал компанию по продаже компьютеров…
Я решил долго ему не объяснять, а просто попросил его пройти в кабинет. Затем, попросив американца подождать секундочку, нажал три клавиши на телефоне и, когда шеф снял трубку, включил режим конференции. Разговор продлился еще достаточно долго, но явно много короче, чем мог бы быть. После окончания разговора директор вызвал меня к себе.

- Что еще может эта Мини АТС? – спросил он.

Я вкратце сообщил ему о возможностях, и он поставил мне задачу обучить всех сотрудников офиса работе с Мини АТС. Также мне было приказано найти и установить все необходимое дополнительное оборудование к Мини АТС, которое улучшило бы работу в офисе.

Примерно через месяц у нас появились новые фенечки. Например, мы поставили электронный замок на входную дверь. Через специальный блок мы подключили его к Мини АТС. Клиент, подойдя к двери офиса, нажимал на кнопку звонка. Вместо привычной трели настенного звонка раздавался звонок телефона секретаря. Если ее не оказывалось на месте, через 10 секунд начинал звонить телефон в отделе продаж. Менеджер снимал трубку и спрашивал, к кому пришел посетитель. Если гость был желанным, на телефоне набиралась одна цифра, и замок автоматически открывался. Нежеланному гостю сообщалось, что сегодня его принять никак не можем.

 Еще одним примером полезного использования дополнительного оборудования Мини АТС была громкая связь. Мы подключили специальный усилитель к Мини АТС. По офису в каждой комнате мы повесили маленькие динамики. В некоторых комнатах по одному, в некоторых по два, в зависимости от размеров комнаты. Все динамики мы подключили к усилителю. Для чего это было сделано? Все просто. Например, директору понадобился разработчик, для согласования какого-нибудь вопроса. Он снимал трубку телефона и звонил по внутреннему номеру в комнату к разработчикам. Как я уже говорил, разработчики – парни загадочные. Очень часто их можно было застать в бухгалтерии, на складе или у сборщиков. Где угодно, но только не в своем кабинете. Так вот именно когда шеф не заставал нужного ему человека на месте, он просто набирал на клавиатуре телефона две цифры и подключался на громкую связь.

- Уважаемый Владимир Аркадьевич, - раздавался в офисе голос шефа, - не соблагоизволите ли проведать меня, чтобы развеять мои дурные мысли по поводу вашего срочного увольнения! А то в очередной раз не могу застать вас на рабочем месте… Шестой за день! – разгневанно заканчивал шеф свою короткую речь.

Тут же дверь техотдела отворялась, и оттуда, поджав лапки как заяц, выныривал Владимир Аркадьевич. Грозно смотрел в мою сторону и со словами «Вот вы могодой чеговек своими штуками всю мою пгекгасную габоту газгушили» уходил прочь из нашей комнаты.

Или вот еще пример, когда громкая связь через Мини АТС в офисе была востребована. Звонил кто-то по очень срочному вопросу. А человек, который был нужен, отсутствовал на месте. Никто не вскакивал за ним бежать, просто принявший звонок набирал на телефоне две цифры и сообщал по громкой связи, что такой-то-такой-то должен взять, например, третью линию. Сообщив это, человек клал трубку телефона, а клиент оставался удерживаться на линии. Сотрудник, которому предназначался звонок, подходил к ближайшему телефонному аппарату где бы он в этот момент в офисе не находился и нажимал две цифры, принимая удерживаемый звонок. В размерах нашего офиса эта функция использовалась крайне редко. Это и понятно, все комнаты находились рядом. Но в условиях большого предприятия, или многоэтажного офиса, или в рамках фабрики, завода, школы, эта возможность просто необходима!

Одним существенным неудобством в работе с той Мини АТС было ее программирование. Про обучение персонала я вообще молчу. Так вот программировалась Мини АТС со специального телефонного аппарата, называемого Системным. Системный телефон был таким же, как и все остальные телефоны, просто в нем было больше клавиш и с него можно было программировать Мини АТС. А сложность заключалась в том, что надо было помнить массу цифровых кодов, при помощи которых настраивалась Мини АТС. Хорошо, когда под рукой руководство. А когда его через полгода не смогли найти, пришлось приложить немало усилий, чтобы вспомнить коды.

К слову сказать, хоть я и помог компании внедрением Мини АТС в экономии средств, но деньги как текли мимо меня рекой в карманы хозяев компании, так и продолжали течь. Такая ситуация не могла устраивать меня продолжительное время. В стране и в нашей компании происходили изменения, и меня посетила мысль! Я решил, что вырос до того, чтобы самому занять кабинет директора, но только в другой компании. Так в 1997 году я покинул свое уютное кресло в теплом обжитом офисе и переехал в комнату с выцветшими обоями и соседями в виде тараканов…

2002 год, этого века.

Нашей компании ООО «Электронсистем» исполнилось 6 лет. Мы озадачились проблемой. Так как тема автоматизации бизнес-процессов была мне всегда интересна, я решил, что к компьютерам и серверам, выпускаемым нашей компанией, было бы неплохо добавить и Мини АТС. Была поставлена задача - найти иностранного производителя Мини АТС, который до сих пор не известен на нашем рынке. Примерно полгода ушло на то, чтобы понять – ничего мы не нашли. Я был в отчаянии, как однажды наш Главный инженер показал мне проспект. На нем была изображена пластиковая коробочка и бабочка в верхнем правом углу. Я конечно обрадовался. Я сразу понял, что это Мини АТС. Но радость моя была преждевременной. Возникло два обстоятельства. Первое – проспект был на русском языке. Из чего я сделал вывод, что кто-то уже занимается этими Мини АТС.

- Проспект на русском языке, потому, что это Мини АТС российского производства – попытался успокоить меня главный инженер.
- Российского!!!? – я был жутко расстроен.
- Ты просил что-то новое! Вот тебе новое! – обиделся главный инженер – Мы ничем не рискуем. Давай попробуем, будет плохое – откажемся.
- Но Российское не бывает хорошим – продолжал я.
- Японское когда-то вообще не существовало – убил меня аргументом главный инженер.

В начале 2003 года мы подписали партнерское соглашение с компанией ООО «Мультиком» из Санкт-Петербурга. Они предлагали Мини АТС под торговой маркой Максиком (Maxicom). Наша ознакомительная поездка превратилась в увлекательную экскурсию на самое настоящее производство. Если в самом начале общения я был уверен, что россияне просто наклеивают на Мини АТС иностранного производства бабочку с логотипом Максиком, то в конце я был убежден, что имею дело с самыми настоящими производителями. Нас провезли по цехам, где паяются платы, офисам, где программисты пишут программное обеспечение для Мини АТС Максиком. Затем нам показали цех, в котором происходит тестирование Мини АТС, и склад готовой продукции. Подход к производству, идеология и перспективные планы компании из Санкт Петербурга были настолько профессиональными, что у нас не осталось никаких сомнений в том, что с этими людьми  можно иметь дело.
С момента, как в 2003 году мы продали первую Мини АТС Максиком на территории Республики Беларусь, прошло не так уж много времени. Мини АТС Максиком установлены по всей стране. Максиком стал узнаваемой торговой маркой среди профессионалов в телефонной связи. И все это благодаря качеству, сервису и возможностям, которые обеспечивает данная Мини АТС. Ко всем немалочисленным функциям, что имела первая Мини АТС, с которой я столкнулся в конце прошлого века, Максиком прибавила еще, пожалуй, столько же.

Я не стану останавливаться на стандартных возможностях. Скажу лишь о некоторых эксклюзивных, которые отличают Мин АТС Максиком от других офисных станций.

Например, Автодозвон. Как вы обычно дозваниваетесь? Набираете номер. Если абонент занят, вы нажимаете на телефоне кнопку отбоя и набираете номер снова. Если телефон имеет спикерфон громкой связи, вы наверняка нажмете кнопку повтора набора последнего номера и оставите телефон в покое. Затем вы будете сидеть и слушать, как телефон включается сам и начинает звонить. Снова занято. И так пока не дозвонитесь. И если в момент дозвона вам позвонили, то вы вынуждены снова набирать последний номер и ждать, когда же дозвонится этот пластиковый раздражитель. А дозвониться с доисторического дискового телефона, кроме как замучив до посинения указательный палец, просто не возможно!

Возможно! В Мини АТС Максиком функция автодозвона сделана с любовью к человеку! Вы набираете номер, слышите короткие гудки. Занято. Не кладя трубку, вы набираете на телефонном аппарате, не зависимо от того, дисковый он или кнопочный, значение 58 и кладете трубку. Всё! Максиком принял команду. Мини АТС начинает сама дозваниваться. Во время, пока Мини АТС занимается делом, вы можете звонить со своего телефона куда угодно и принимать звонки. Как только Мини АТС Максиком дозвонится до желаемого абонента, она подаст сигнал, и телефон на вашем столе зазвонит. Снимайте трубку и говорите! ПРОСТО? ВОТ ИМЕННО!

Кроме того Мини АТС Максиком с легкостью согласуются с любыми старыми координатными АТС. Они могут с легкостью использоваться в качестве пультов диспетчерской связи. А выпускаемые под торговой маркой Максифон (Рисунок 5) коробочки со встроенным динамиком и кнопкой вызова делают Мини АСТ Максиком незаменимыми в больницах, в цехах заводов, в качестве пультов оперативной караульной связи.



Максифон действует как обычный телефонный аппарат. НО! Он висит на стене и может звонить только на один конкретный внутренний номер. Например, на номер диспетчера. Максифон имеет такой же короткий внутренний номер, как и любой внутренний телефон. На Максифон можно позвонить, но только с внутреннего телефона. Например, от диспетчера. Ну а в качестве диспетчера может быть дежурная медсестра в больнице, начальник цеха на заводе, дежурный по воинской части и так далее.

Компания Мультиком не ограничивается производством одних лишь Мини АТС Максиком. В качестве дополнительного оборудования, выпускаемого компанией, присутствуют самые различные устройства. Например, Автосекретарь. Ничего общего с резиновой женщиной это устройство не имеет. Правда говорит оно зачастую голосом женским. Вам неоднократно приходилось слышать, звоня в сервисную службу оператора мобильной связи, женский голос, который приветствует вас и предлагает нажать определенную цифру на клавиатуре телефона для доступа к определенной функции. То же самое делает и Автосекретарь. Но кроме того Автосекретарь Максиком имеет встроенную память. Теперь клиент, не дозвонившись до нужного ему сотрудника, может оставлять голосовое сообщение. Поэтому вы будете точно знать обо всех звонках, поступивших в ваше отсутствие. Как много денег теперь вы не потеряете, будет зависеть только от вашего профессионализма!

НУ И ТЕПЕРЬ О ГЛАВНОМ!

Мини АТС Максиком и все дополнительное оборудование стоит значительно дешевле аналогичного оборудования, представленного в Республике Беларусь! В этом не сложно убедится, посетив наш сайт или позвонив в офис нашей компании. Даже такая важная функция, как конференцсвязь, в Мини АТС Максиком ничего не стоит. Т.е. для того, чтобы собрать в конференцию 5, 10, 15, 30 или 60 абонентов не нужно покупать дополнительных лицензий или спецоборудования. А цена такого оборудования иногда превосходит стоимость самой Мини АТС. В Мини АТС Максиком возможность сбора конференции заложена в базе.

В начале 2008-го года мы пришли к мысли, что наши знания в области телефонной связи можно использовать для помощи в обучении персонала и обслуживания компаний, в которых установлены Мини АТС. Причем вне зависимости от того, какие Мини АТС используют эти организации. После того, как мы разместили несколько объявлений в газетах, мы получили неожиданно много звонков. Оказалось, что многие организации используют ли 5% возможностей их Мини АТС. Это прием и распределение звонков. Спрашивается, зачем было тратить деньги на покупку и установку Мини АСТ? Также существует проблема отсутствия в организациях специалиста, который мог бы перепрограммировать Мини АТС под новые потребности. Это все объясняется тем, что такие работы выполняются раз в год, а может и реже. Держать для этого специалиста не имеет никакого финансового смысла. Поэтому мы и предлагаем нашим клиентам услуги по обучению персонала работе с Мини АТС, а так же установку и программирование станций.

Ах да! Забыл про одно приятное обстоятельство, которое здорово отличает Мини АТС Максиком от моей первой Мини АТС конца прошлого века. Мини АТС Максиком не требует обязательного наличия Системного телефона для программирования. Она просто подключается к компьютеру и настраивается при помощи специальной программы. Именно поэтому, покупая Мини АТС Максиком размерностью 3 х 9, нет необходимости покупать Системный телефон стоимостью в половину стоимости самой Мини АТС. Конечно, если необходима Мини АТС Максиком на 40, 80, 100 или 500 абонентов, тут без Системного телефона не обойтись. Хотя и тут он нужен лишь для удобства, т.к. на нем отражается информация о состоянии телефонных линий. И ЕЩЕ ОДИН НЕОСПОРИМЫЙ ПЛЮС ОТСУТСТВИЯ СИСТЕМНОГО ТЕЛЕФОНА - СТАНОВИТСЯ НЕВОЗМОЖНЫМ ЗАВАЛИТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ ПРОГРАММУ И УНИЧТОЖИТЬ ДАННЫЕ ЗА ПОСЛЕДНИЕ 5 ЛЕТ!

Весной 1995 года я очередной раз восстанавливал в памяти коды программирования на системном телефоне. Давалось мне это с большим трудом, т.к. последний раз я делал это 4 года назад. Каждый раз, ошибаясь с кодом, я издавал нервный стон взбешенного льва, отчего наша секретарь подскакивала и просила меня вести себя культурно. Как можно было вести себя культурно, если доверенная именно ей инструкция по настройке была утеряна меньше чем через полгода после приобретения Мини АТС. В этот момент за стеной бухгалтерии раздавались крики. Это наша бухгалтер объясняла менеджерам, что она не может вывести отчет в бухгалтерской программе, потому что они все пользуются ее программой в данный момент. Такая ситуация длилась не первый год, но на это не обращали ни какого внимания. Как есть, так есть – думали все. Как раз после того, как очередной сотрудник отдела продаж доказал бухгалтеру, что программа тормозит не из-за него, а потому что программа такая, наш главбух решила позвонить программистам писавшим нам эту программу. Я только закончил борьбу со своей памятью за коды. С удовольствием осознав, что программирование закончено, я в последний раз нажал на кнопу «Сохранить» и издал торжественный вопль. В ту же секунду, как мне показалось – это была именно та же секунда, дверь бухгалтерии распахнулась и оттуда вылетела Горгона. Точнее это была наша главбух, но ее вид четко нарисовал мне образ мифической страшилки.

- Что ты сделал!? – выдохнула Горгона, уставившись на меня своими шевелящимися волосами
- Я.. а.. кто? – спросил я, сжавшись до размеров стула, на котором сидел
- Ты, ты, ты – кричала Горгона и шевелила в мою сторону указательным пальцем

Тут надо отметить сложность ситуации. Я конечно продолжал любить кино «Три мушкетера», и совсем перестал бояться пальца шефа, но в данной ситуации все было значительно сложнее. Опять отвлекся.

- Ты все сломал, – кричала главбухище – вся бухгалтерия за 5 лет слетела!
Тут я как человек технически грамотный попробовал постичь женскую логику. В течение отведенных мне 30 секунд этого сделать не удалось. Тогда я пошел в наступление.
- Уважаемая Горгона… то есть госпожа главный бухгалтер, - сказал я как можно уверенней – расскажите мне каким образом и когда именно я сломал 5-ти летнюю бухгалтерию!
- Я как раз разговаривала с программистом по телефону, когда ты заорал что все готово и нажал что-то в телефоне! – продолжила наступление Горгона – И после этого в моей трубке пискнуло и на экране компьютера заморгало. А потом все погасло.
- Ты сломал бухгалтерию! – огласила приговор Горгона

Как вы понимаете никакой связи между этими двумя событиями не было и быть не могло.

Потом конечно было разбирательство. На компьютере главбуха было обнаружено много вирусов. Но что действительно было плохо, так это то, что восстановить информацию не удалось. Сейчас сложно сказать, было ли это преднамеренно или случайно сделано, однако это дало мне новую почву для размышлений. Я задумался. Как же сделать так, чтобы весь документооборот в офисе велся на компьютерах и документы никогда не пропадали. Чтобы все могли работать в бухгалтерской программе, и это не влияло на скорость вывода отчетов. Как защитить весь офис от компьютерных и некомпьютерных вирусов. Именно в тот момент я и задумался – А что же такое СЕРВЕР? Но об этом в следующий раз. В следующей главе «Офисных историй!»